电子文档采集管理系统

随着计算机技术的飞速发展，计算机在企业管理中应用的普及，利用计算机实现电子文档的管理势在必行，办公自动化是信息化建设基本阶段的典型需求，目的是为了规范日常工作流程和员工的日常行为。电子文档采集和管理是很重要的管理工作。它以知识管理为核心，以沟通、协调、控制为宗旨，将现代化办公管理思想和计算机、网络、通讯等信息工具高度集成。它的实施能够提高工作效率，加强工作的沟通与协作，实现文档的高效管理。企业中的信息是以文档的形式存储的,随着电子文档的日益增多,建立功能全面的文档管理信息系统是非常必要的。

系统组成

电子文档管理系统主要由三部分组成：采集端，服务器端，用户端。

采集端：

在文档管理员处配备一台高影仪，用来对需要电子化的文档进行快速拍摄扫描。

服务器端：

用来安装电子文档管理软件，同时接收并存储采集端拍摄上传的电子文档。

用户端：

普通用户用来访问系统，并接收处理邮件。

扩展性

具备良好的扩展性，能够适应未来组织、流程、标准、目标的改进的需要，实现推动诺和诺德相关业务管理水平的螺旋式上升

工作流程

流程说明：

——管理员对注入合同，签收单等纸质文档进行筛选

——对筛选后的文档进行拍摄扫描。扫描的电子文档按指定名称和格式存放在本地指定目录

——管理员通过文件发送模块将扫描的电子文档发送给指定用户，发送同时文件自动上传到服务器储存

——实现信息共享，提高系统可靠性、安全性和易维护

——普通用户接收邮件打开后系统进行记录，如长时间未查看邮件则会自动发送消息给管理员进行邮件后续提醒